Pisanie listu formalnego po angielsku może wydawać się wyzwaniem, szczególnie jeśli nie mamy doświadczenia w formalnej korespondencji biznesowej czy urzędowej. Niezależnie od tego, czy przygotowujesz się do matury, potrzebujesz napisać list w pracy, czy też komunikujesz się z zagraniczną instytucją, znajomość odpowiedniej struktury i konwencji jest kluczowa. Dobrze napisany list formalny po angielsku świadczy o twoim profesjonalizmie i znacząco zwiększa szanse na pozytywną odpowiedź.
W przeciwieństwie do nieformalnej korespondencji, listy formalne rządzą się określonymi zasadami. Przestrzeganie tych reguł nie tylko ułatwia komunikację, ale także pokazuje szacunek dla odbiorcy i znajomość międzynarodowej etykiety biznesowej. W tym artykule przeprowadzę cię krok po kroku przez proces tworzenia poprawnego listu formalnego w języku angielskim – od układu strony, przez odpowiednie zwroty, aż po typowe sformułowania używane w zakończeniu.
Struktura listu formalnego po angielsku
Prawidłowo skomponowany list formalny po angielsku składa się z kilku kluczowych elementów, które należy umieścić w odpowiedniej kolejności. Właściwe uporządkowanie tych elementów stanowi fundament profesjonalnej korespondencji.
Adres nadawcy i odbiorcy
List formalny rozpoczynamy od umieszczenia adresu nadawcy w prawym górnym rogu. Powinien zawierać pełne dane, włącznie z kodem pocztowym i krajem. Następnie, po lewej stronie poniżej adresu nadawcy, wpisujemy dane adresowe odbiorcy. Jeśli znasz imię i nazwisko osoby, do której piszesz, koniecznie je uwzględnij. W przypadku instytucji podajemy jej nazwę oraz ewentualnie dział lub stanowisko adresata.
Pamiętaj, że w adresach angielskich najpierw podaje się numer budynku, a dopiero potem nazwę ulicy – odwrotnie niż w Polsce!
Data
Po adresach umieszczamy datę. W brytyjskim angielskim standardowy format to dzień, miesiąc, rok (np. 15th May 2023), natomiast w amerykańskim angielskim najpierw podaje się miesiąc, potem dzień i rok (np. May 15, 2023). Wybierz format odpowiedni do odbiorcy – jeśli piszesz do instytucji brytyjskiej, stosuj brytyjski sposób zapisu daty, a jeśli do amerykańskiej – amerykański.
Nagłówek/Powitanie
Nagłówek listu formalnego zależy od tego, czy znamy imię i nazwisko odbiorcy. Jeśli tak, używamy zwrotu „Dear Mr Smith” (dla mężczyzn) lub „Dear Mrs/Miss/Ms Brown” (dla kobiet, przy czym Ms jest najbardziej neutralne i najczęściej używane w korespondencji biznesowej). Jeśli nie znamy nazwiska odbiorcy, stosujemy „Dear Sir/Madam” lub „Dear Sir or Madam”. W bardzo formalnych listach, szczególnie gdy nie wiemy, kto dokładnie będzie zajmował się naszą sprawą, możemy użyć „To whom it may concern”.
Treść główna
Treść listu powinna być podzielona na logiczne akapity. Pierwszy akapit zawiera zwykle wyjaśnienie powodu pisania listu. Kolejne akapity rozwijają temat, przedstawiając szczegóły, argumenty lub pytania. Ostatni akapit zawiera podsumowanie i ewentualne prośby czy oczekiwania wobec odbiorcy. W formalnym liście angielskim kluczowa jest zwięzłość i precyzja – staraj się przekazać wszystkie informacje jasno i bez zbędnych dygresji, szanując czas odbiorcy.
Zakończenie i podpis
Zakończenie listu zależy od tego, jak rozpoczęliśmy korespondencję. Jeśli użyliśmy „Dear Mr/Mrs/Ms + nazwisko”, kończymy zwrotem „Yours sincerely”. Jeśli natomiast rozpoczęliśmy od „Dear Sir/Madam” lub podobnego zwrotu, właściwym zakończeniem będzie „Yours faithfully”. Po formule końcowej zostawiamy miejsce na podpis, pod którym umieszczamy nasze imię i nazwisko, a często również stanowisko czy funkcję oraz dane kontaktowe.
Odpowiedni język i styl w liście formalnym
List formalny po angielsku wymaga użycia odpowiedniego języka i stylu. W przeciwieństwie do korespondencji nieformalnej, należy unikać skrótów, slangu i kolokwializmów. Zamiast „don’t”, „can’t”, „won’t” używamy pełnych form: „do not”, „cannot”, „will not”. Ważne jest również stosowanie bardziej złożonych struktur gramatycznych i formalnego słownictwa, które nadadzą twojej korespondencji profesjonalny charakter.
W listach formalnych często wykorzystujemy stronę bierną, która brzmi bardziej profesjonalnie i bezosobowo, np. zamiast „We will send you the documents” możemy napisać „The documents will be sent to you”. Warto również używać bardziej wyszukanych łączników, takich jak „furthermore”, „moreover”, „nevertheless”, „with regard to”, które nadają tekstowi elegancji i płynności.
Kluczowe zwroty formalne, które warto znać:
- I am writing to inquire about… (Piszę, aby zapytać o…)
- I would be grateful if you could… (Byłbym wdzięczny, gdyby mógł Pan/mogła Pani…)
- I would like to express my dissatisfaction with… (Chciałbym wyrazić swoje niezadowolenie z…)
- Please find enclosed/attached… (W załączeniu przesyłam…)
- I look forward to hearing from you. (Oczekuję Pana/Pani odpowiedzi.)
- I would appreciate your prompt attention to this matter. (Byłbym wdzięczny za szybkie zajęcie się tą sprawą.)
- Should you require any further information, please do not hesitate to contact me. (Jeśli potrzebuje Pan/Pani dodatkowych informacji, proszę o kontakt.)
Unikaj w listach formalnych wyrażeń emocjonalnych, wykrzykników oraz zbyt bezpośrednich sformułowań. Zamiast „I want you to fix this immediately!” lepiej napisać „I would appreciate it if this matter could be resolved as soon as possible.” Taki sposób wyrażania się jest nie tylko bardziej uprzejmy, ale także skuteczniejszy w osiąganiu zamierzonych celów.
Rozpoczynanie listu formalnego
Pierwsze zdanie listu formalnego jest niezwykle ważne – ustanawia ton całej korespondencji i wyjaśnia cel komunikacji. Dobre otwarcie listu sprawia, że odbiorca natychmiast rozumie, czego dotyczy korespondencja i jak powinien na nią zareagować.
Jeśli piszesz list z zapytaniem, możesz zacząć od: „I am writing to inquire about…” lub „I would like to request information regarding…”. W przypadku aplikacji o pracę odpowiednie będzie: „I am writing to apply for the position of… advertised in…”. Gdy składasz reklamację, możesz użyć: „I am writing to express my dissatisfaction with…” lub „I regret to inform you that I have experienced problems with…”.
Dobra praktyka: W pierwszym zdaniu zawsze wyjaśnij, dlaczego piszesz. Odbiorca od razu będzie wiedział, czego dotyczy korespondencja i jak na nią odpowiedzieć.
Po wprowadzeniu tematu, w kolejnym zdaniu lub akapicie warto podać więcej szczegółów lub kontekst sytuacji. Na przykład: „On 10th May, I purchased your product X, and unfortunately, it has not been functioning as described.” Ten kontekst pomaga odbiorcy lepiej zrozumieć twój problem lub prośbę i przygotować odpowiednią odpowiedź.
Tworzenie treści listu
Główna część listu formalnego powinna być dobrze zorganizowana i logicznie podzielona na akapity. Każdy akapit powinien koncentrować się na jednym aspekcie sprawy, co ułatwia odbiorcy śledzenie twoich myśli i argumentów. Taka struktura zwiększa również przejrzystość całego listu.
Pierwszy akapit, jak już wspomnieliśmy, powinien wyjaśniać cel listu. Kolejne akapity rozwijają temat, przedstawiając dodatkowe informacje, argumenty lub pytania. Ważne jest, aby zachować logiczną progresję myśli – każdy akapit powinien naturalnie wynikać z poprzedniego i prowadzić do następnego.
W formalnym liście po angielsku należy unikać dygresji i trzymać się tematu. Jeśli list dotyczy reklamacji produktu, skup się na opisie problemu, jego konsekwencjach i swoich oczekiwaniach. Nie wprowadzaj wątków pobocznych, które mogłyby odwrócić uwagę od głównego celu korespondencji.
Długość listu formalnego powinna być dostosowana do jego celu. Standardowy list formalny na maturze z języka angielskiego powinien zawierać około 120-150 słów (poziom podstawowy) lub 200-250 słów (poziom rozszerzony). W rzeczywistych sytuacjach biznesowych listy mogą być dłuższe, ale zawsze warto pamiętać o zwięzłości – szanuj czas odbiorcy i przekazuj informacje w sposób klarowny i efektywny.
Zakończenie listu formalnego
Zakończenie listu formalnego powinno zawierać podsumowanie głównych punktów oraz jasno określać, jakich działań oczekujesz od odbiorcy. Dobrze sformułowane zakończenie zwiększa prawdopodobieństwo otrzymania satysfakcjonującej odpowiedzi. Możesz również wyrazić nadzieję na pozytywne rozwiązanie sprawy lub dalszą współpracę.
Typowe zwroty używane w zakończeniu listu formalnego po angielsku to:
- I look forward to your reply. (Oczekuję Pana/Pani odpowiedzi.)
- I would appreciate your prompt attention to this matter. (Byłbym wdzięczny za szybkie zajęcie się tą sprawą.)
- Thank you for considering my request. (Dziękuję za rozważenie mojej prośby.)
- Should you require any further information, please do not hesitate to contact me. (Jeśli potrzebuje Pan/Pani dodatkowych informacji, proszę o kontakt.)
- I await your response with interest. (Z zainteresowaniem oczekuję Pana/Pani odpowiedzi.)
Po zakończeniu właściwej treści listu, należy umieścić odpowiednią formułę pożegnalną. Jak już wspomnieliśmy, jeśli znasz nazwisko odbiorcy i rozpocząłeś list od „Dear Mr/Mrs/Ms Smith”, zakończ go zwrotem „Yours sincerely”. Jeśli nie znasz nazwiska i użyłeś „Dear Sir/Madam”, zakończenie powinno brzmieć „Yours faithfully”.
Pod formułą pożegnalną pozostaw miejsce na odręczny podpis (w przypadku listu drukowanego), a pod nim wpisz swoje imię i nazwisko. W korespondencji biznesowej często dodaje się również stanowisko lub funkcję oraz dane kontaktowe, takie jak adres email czy numer telefonu, co ułatwia odbiorcy szybki kontakt w razie potrzeby.
Przykłady listów formalnych po angielsku
Aby lepiej zrozumieć strukturę listu formalnego, przyjrzyjmy się dwóm przykładom – listowi z zapytaniem oraz listowi reklamacyjnemu. Analizując te przykłady, zwróć uwagę na układ, formalny język i logiczną strukturę treści.
Przykład 1: List z zapytaniem o informacje
„`
John Smith
123 Oxford Street
London W1D 1DF
United Kingdom
Language School International
45 Park Avenue
New York, NY 10022
USA
15th May 2023
Dear Sir or Madam,
I am writing to inquire about the intensive English courses offered by your institution during the summer of 2023.
I am a Polish university student planning to improve my English language skills before applying for an international exchange program. I would be particularly interested in a course focusing on business English and academic writing, preferably lasting between 4 and 6 weeks.
Could you please provide me with information regarding the available courses, their duration, and costs? I would also appreciate details about accommodation options near your school and whether you offer any assistance with visa applications for international students.
I look forward to your reply and hope to join one of your courses this summer.
Yours faithfully,
John Smith
[email protected]
+48 123 456 789
„`
Przykład 2: List z reklamacją
„`
Anna Kowalska
ul. Warszawska 10/5
00-001 Warszawa
Poland
Customer Service Department
Electronics UK Ltd
78 High Street
Manchester M4 1LQ
United Kingdom
20th May 2023
Dear Sir or Madam,
I am writing to express my dissatisfaction with the laptop computer (model XYZ123) that I purchased from your online store on 5th May 2023, order number 987654.
Upon receiving the product on 15th May, I discovered that the battery does not hold charge for more than one hour, despite the specification stating a battery life of up to 8 hours. Furthermore, the laptop overheats significantly during normal use, making it uncomfortable and potentially unsafe to operate.
I have already attempted to resolve this issue by following the troubleshooting steps provided in the user manual, but the problems persist. Given these circumstances, I would like to request either a replacement with a properly functioning unit or a full refund of the purchase price (£899).
I have attached copies of the receipt and warranty information to this letter. I would appreciate your prompt attention to this matter and look forward to a satisfactory resolution.
Yours faithfully,
Anna Kowalska
[email protected]
+48 987 654 321
„`
Najczęstsze błędy i jak ich unikać
Pisząc list formalny po angielsku, łatwo popełnić pewne typowe błędy. Świadomość tych pułapek pomoże ci ich uniknąć i stworzyć profesjonalną korespondencję, która osiągnie zamierzony cel.
Jednym z najczęstszych błędów jest mieszanie stylu formalnego z nieformalnym. Pamiętaj, aby unikać skrótów (np. I’m, don’t, can’t), kolokwializmów i idiomów, które mogą być niezrozumiałe dla odbiorcy lub nieodpowiednie w kontekście formalnym. Konsekwentne utrzymanie formalnego stylu w całym liście świadczy o profesjonalizmie i znajomości konwencji.
Innym częstym problemem jest nieprawidłowe użycie formuł rozpoczynających i kończących list. Jak już wspomnieliśmy, „Yours sincerely” używamy, gdy znamy nazwisko odbiorcy, a „Yours faithfully”, gdy piszemy do nieznanej osoby. Pomyłka w tej kwestii może świadczyć o braku znajomości konwencji i zmniejszyć profesjonalny wydźwięk listu.
Warto również zwrócić uwagę na spójność czasu gramatycznego w całym liście. Jeśli rozpoczynasz od „I am writing to…”, staraj się konsekwentnie używać czasu teraźniejszego w całej korespondencji, chyba że opisujesz przeszłe wydarzenia lub przyszłe plany. Niespójność czasów gramatycznych może prowadzić do nieporozumień i utrudniać odbiór treści.
Błędem jest także zbyt emocjonalny ton, nawet w listach reklamacyjnych. Zamiast wyrażać złość czy frustrację, lepiej rzeczowo przedstawić fakty i jasno określić swoje oczekiwania. Profesjonalny, wyważony ton zwiększa szanse na pozytywne rozpatrzenie sprawy i buduje wizerunek rozsądnego korespondenta.
Pisząc list formalny, szczególnie w kontekście egzaminacyjnym, pamiętaj również o limicie słów. Na maturze rozszerzonej list formalny powinien zawierać około 200-250 słów. Zbyt krótki lub zbyt długi list może skutkować utratą punktów, dlatego warto wcześniej przećwiczyć pisanie tekstów o odpowiedniej długości.
Umiejętność pisania formalnych listów po angielsku to cenna kompetencja, która przyda ci się zarówno podczas egzaminów, jak i w życiu zawodowym. Postępując zgodnie z przedstawionymi w tym artykule wskazówkami, będziesz w stanie tworzyć profesjonalną korespondencję, która zrobi dobre wrażenie na odbiorcy i skutecznie przekaże twoje intencje. Pamiętaj, że praktyka czyni mistrza – im więcej listów formalnych napiszesz, tym łatwiejsze i bardziej naturalne stanie się stosowanie odpowiednich konwencji i struktur językowych.