Czym jest list intencyjny i kiedy go stosować
List intencyjny to dokument wyrażający zamiar podjęcia współpracy lub ubiegania się o dofinansowanie. Stanowi pierwszy formalny krok w nawiązywaniu relacji biznesowych, choć nie ma mocy prawnej umowy. Jego głównym celem jest potwierdzenie wstępnych ustaleń między stronami i zademonstrowanie profesjonalnego podejścia do planowanej współpracy.
Warto zastosować list intencyjny w następujących sytuacjach:
- Przed rozpoczęciem współpracy biznesowej z nowym partnerem
- Przy ubieganiu się o dofinansowanie z instytucji publicznych (np. PUP)
- Podczas aplikowania o środki z funduszy unijnych
- Przy planowaniu wspólnych projektów z innymi organizacjami
- Przed przystąpieniem do negocjacji szczegółów umowy
List intencyjny nie jest wiążący prawnie, ale tworzy dobry fundament pod przyszłą współpracę i pokazuje profesjonalizm w podejściu do biznesu.
Elementy skutecznego listu intencyjnego
Dobrze skonstruowany list intencyjny powinien zawierać następujące elementy:
1. Miejsce i data sporządzenia dokumentu
2. Dane stron (nadawcy i adresata)
3. Tytuł dokumentu („List intencyjny”)
4. Wstęp określający cel dokumentu
5. Intencje i zamierzenia stron
6. Zakres planowanej współpracy lub cel dofinansowania
7. Wstępny harmonogram działań
8. Klauzula poufności (opcjonalnie)
9. Okres obowiązywania listu
10. Podpisy stron
Jak napisać list intencyjny krok po kroku
Krok 1: Przygotowanie nagłówka i danych stron
Rozpocznij od wpisania miejscowości i daty w prawym górnym rogu. Następnie dodaj dane nadawcy (Twoje lub Twojej firmy) oraz adresata. Kompletne i precyzyjne dane kontaktowe budują wiarygodność dokumentu. Format powinien wyglądać następująco:
„`
[Miejscowość], [data]
Nadawca:
[Nazwa firmy/instytucji]
[Adres]
[NIP, REGON]
[Dane kontaktowe]
Adresat:
[Nazwa firmy/instytucji]
[Adres]
[Dane kontaktowe]
„`
Krok 2: Sformułowanie tytułu i wstępu
Na środku strony umieść tytuł „LIST INTENCYJNY”, a następnie napisz krótki wstęp, w którym jasno wyjaśnisz cel dokumentu:
„`
LIST INTENCYJNY
W sprawie: [krótki opis celu, np. „nawiązania współpracy w zakresie…” lub „ubiegania się o dofinansowanie na…”]
Niniejszym listem [Nazwa Twojej firmy/instytucji] wyraża intencję podjęcia współpracy z [Nazwa adresata] w zakresie [ogólny opis przedmiotu współpracy lub dofinansowania].
„`
Krok 3: Opisanie szczegółów współpracy lub dofinansowania
W tej części szczegółowo przedstaw:
– Cel współpracy lub dofinansowania
– Zakres planowanych działań
– Konkretne korzyści dla obu stron
– Wstępny, realistyczny harmonogram realizacji
Przykład dla współpracy biznesowej:
„`
Planowana współpraca obejmuje:
1. Wspólną organizację [nazwa wydarzenia/projektu]
2. Wymianę doświadczeń w zakresie [obszar]
3. Wzajemną promocję marek poprzez [kanały promocji]
Realizacja powyższych działań planowana jest w okresie od [data] do [data].
„`
Przykład dla dofinansowania z PUP:
„`
Celem ubiegania się o dofinansowanie jest rozpoczęcie działalności gospodarczej w zakresie [branża]. Planowane wykorzystanie środków obejmuje:
1. Zakup sprzętu niezbędnego do prowadzenia działalności
2. Adaptację lokalu
3. Działania marketingowe
Przewidywany termin rozpoczęcia działalności: [data].
„`
Krok 4: Dodanie klauzul formalnych
Uwzględnij informacje o:
– Okresie obowiązywania listu intencyjnego
– Poufności przekazywanych informacji
– Braku wiążącego charakteru prawnego
Przykład:
„`
Niniejszy list intencyjny obowiązuje od dnia podpisania do [data] lub do momentu podpisania właściwej umowy o współpracy.
Strony zobowiązują się do zachowania poufności informacji uzyskanych w trakcie rozmów i negocjacji.
List intencyjny nie stanowi wiążącej umowy i nie pociąga za sobą żadnych zobowiązań finansowych dla żadnej ze stron.
„`
Krok 5: Zakończenie i podpisy
Zakończ list formułą wyrażającą nadzieję na owocną współpracę i przygotuj miejsce na podpisy:
„`
Wyrażamy nadzieję na owocną współpracę i liczymy na pozytywne rozpatrzenie naszej propozycji.
Z poważaniem,
……………………….. ………………………..
[Imię i nazwisko, stanowisko] [Imię i nazwisko, stanowisko]
[Nazwa Twojej firmy/instytucji] [Nazwa firmy/instytucji adresata]
„`
Wzór listu intencyjnego dla różnych sytuacji
List intencyjny dotyczący współpracy biznesowej
„`
Warszawa, 10.05.2023
Nadawca:
Firma ABC Sp. z o.o.
ul. Przykładowa 1, 00-001 Warszawa
NIP: 123-456-78-90
tel.: 123 456 789, email: [email protected]
Adresat:
Firma XYZ S.A.
ul. Biznesowa 10, 00-002 Warszawa
LIST INTENCYJNY
W sprawie: nawiązania współpracy w zakresie dystrybucji produktów
Niniejszym listem Firma ABC Sp. z o.o. wyraża intencję podjęcia współpracy z Firmą XYZ S.A. w zakresie dystrybucji produktów na terenie województwa mazowieckiego.
Planowana współpraca obejmuje:
1. Dystrybucję produktów Firmy ABC przez sieć sprzedaży Firmy XYZ
2. Wspólne działania marketingowe promujące oferowane produkty
3. Wymianę doświadczeń i know-how w zakresie obsługi klienta
Realizacja powyższych działań planowana jest w okresie od 01.06.2023 do 31.12.2023, z możliwością przedłużenia współpracy.
Niniejszy list intencyjny obowiązuje od dnia podpisania do 31.05.2023 lub do momentu podpisania właściwej umowy o współpracy.
Strony zobowiązują się do zachowania poufności informacji uzyskanych w trakcie rozmów i negocjacji.
List intencyjny nie stanowi wiążącej umowy i nie pociąga za sobą żadnych zobowiązań finansowych dla żadnej ze stron.
Wyrażamy nadzieję na owocną współpracę i liczymy na pozytywne rozpatrzenie naszej propozycji.
Z poważaniem,
……………………….. ………………………..
Jan Kowalski, Prezes Zarządu Anna Nowak, Dyrektor Handlowy
Firma ABC Sp. z o.o. Firma XYZ S.A.
„`
List intencyjny dotyczący dofinansowania z PUP
„`
Kraków, 15.05.2023
Nadawca:
Jan Kowalski
ul. Przykładowa 5/10, 30-001 Kraków
PESEL: 85010112345
tel.: 123 456 789, email: [email protected]
Adresat:
Powiatowy Urząd Pracy w Krakowie
ul. Urzędowa 15, 30-002 Kraków
LIST INTENCYJNY
W sprawie: ubiegania się o dofinansowanie na rozpoczęcie działalności gospodarczej
Ja, niżej podpisany Jan Kowalski, wyrażam intencję ubiegania się o dofinansowanie z Powiatowego Urzędu Pracy w Krakowie na rozpoczęcie działalności gospodarczej w branży usług informatycznych.
Planowana działalność będzie obejmować:
1. Tworzenie stron internetowych dla małych i średnich przedsiębiorstw
2. Usługi pozycjonowania i marketingu internetowego
3. Konsultacje w zakresie obecności firm w internecie
Wnioskowane dofinansowanie planuję przeznaczyć na:
1. Zakup sprzętu komputerowego (laptop, monitor, akcesoria) – ok. 10.000 zł
2. Oprogramowanie specjalistyczne – ok. 5.000 zł
3. Działania marketingowe i utworzenie własnej strony – ok. 3.000 zł
4. Wyposażenie biura – ok. 2.000 zł
Przewidywany termin rozpoczęcia działalności: 01.07.2023
Niniejszy list intencyjny stanowi wyraz mojego zainteresowania uzyskaniem dofinansowania i gotowości do spełnienia wszystkich wymaganych warunków określonych przez Powiatowy Urząd Pracy w Krakowie.
Z poważaniem,
………………………..
Jan Kowalski
„`
Najczęstsze błędy przy pisaniu listu intencyjnego
Unikaj następujących błędów, które mogą negatywnie wpłynąć na odbiór Twojego listu:
- Zbyt ogólnikowe określenie celu współpracy lub dofinansowania
- Brak konkretów dotyczących planowanych działań
- Pomijanie korzyści dla drugiej strony (zwłaszcza w przypadku współpracy biznesowej)
- Zbyt formalne lub zbyt potoczne sformułowania
- Błędy językowe i literówki, które podważają profesjonalizm
- Nierealistyczne oczekiwania lub zbyt ambitny harmonogram
- Nadmierna objętość dokumentu (optymalnie 1-2 strony)
Pamiętaj, że list intencyjny powinien być zwięzły i konkretny. Szczegóły współpracy będą doprecyzowane w późniejszej umowie.
Praktyczne wskazówki na zakończenie
- Przygotuj list w formacie dokumentu Word (.doc lub .docx), co ułatwi ewentualne edycje
- Zapisz również wersję PDF do wysyłki elektronicznej
- Przed wysłaniem poproś zaufaną osobę o przeczytanie i ocenę dokumentu
- Dostosuj język i styl do branży i charakteru współpracy
- W przypadku dofinansowania z PUP, skonsultuj się z doradcą, aby upewnić się, że list spełnia wszystkie wymagania formalne
- Zachowaj kopię podpisanego listu intencyjnego dla własnej dokumentacji
- Śledź terminy określone w liście i proaktywnie inicjuj kolejne kroki we współpracy
Dobrze napisany list intencyjny to pierwszy krok do sukcesu w biznesie lub pozyskaniu dofinansowania. Choć nie ma mocy prawnej, buduje profesjonalny wizerunek i stanowi solidny fundament przyszłej współpracy. Pamiętaj, że jasne określenie wzajemnych korzyści i oczekiwań już na tym etapie znacząco zwiększa szanse na pomyślną realizację wspólnych przedsięwzięć.